الإدارة هي تحقيق الأهداف المحددة بكفاءة وفعالية بواسطة قوة العمل. والفعالية تصميم تجربة/ تجمع عام لتحقيق غرض و/أو هدف محدد، وتصنف حسب الحجم والنوع، كما أنها اجتماع لعدد من الأفراد في مكان وزمان محددين لتحقيق أهداف محددة.
وبالتالي فإن إدارة الفعاليات هي تطبيق الممارسات والأساليب الإدارية والأدوات التنظيمية بكفاءة وفعالية لتحقيق الأهداف المرجوة، وتتضمن الفعاليات ثلاث نماذج: فعاليات شركات ومؤسسات عامة و/أو خاصة، فعاليات اجتماعية، وعادة مايكون هدف إدارة الفعالية هو جمع العناصر كافة مع بعضها البعض لتحقيق الهدف العام للفعالية. حيث أن المدخل المتكامل للفعالية يعتمد على ثلاثة أبعاد وهي التخطيط، الإعداد والانتاج وهذا كله يندرج ضمن الخطوات الرئيسة في تنفيذ الفعاليات التي تبدأ من استجابة الإدارة إلى الخدمات اللوجستية والتي تنتهي بإدارة الفعالية في الموقع.
ماهي إدارة الفعاليات؟
هي عملية تحليل وتخطيط وتسويق وانتاج وتقييم واستراتيجيات، وكذلك منهج وطريقة مختلفة في الترويج لمنتج و/أوخدمة و/أو فكرة بكفاءة وفعالية، وتتطلب عدد من القيم الجوهرية لنشرها في كل عناصر الفعالية، وإقرار مدخل مهني لتحقيق نتائج كفؤة.
وبالمفهوم العام فإن الفعاليات هي المناسبات بتنوعها وتشمل المؤتمرات، المشاريع، المعارض، الاجتماعات، حوارات ومناقشات، تعليم ومعارض توظيف،افتتاحيات، كرنفالات بشكل عام واحتفالات الزواج، تخرج ونجاح وأعياد الميلاد وغيرها بشكل خاص.
تُشكل صناعة الفعاليات عنصراً رئيسيًا من الاقتصاد القائم على المعرفة، بوصفها أداة تطوير فعال وسوق نشط للعديد من القطاعات التجارية والسياحية والاقتصادية والمجتمعات المهنية والأكاديمية. وعليه لابد من إجراء خطوات
منهجية تساهم في نجاح الفعالية وتحقيق الهدف العام لها، وتتمثل فيما يلي:
بحوث السوق: قبل تنظيم الفعالية، لابد من إيجاد سوق جيد للفعالية.أما بعد توفر سوق الفعالية،تأتي خطوة تحليل السوق.
الفئة المستهدفة: عملية أساسية لتوجيه جهود السوق ونجاح الفعالية، وتعتمد على المحاور التالية: الـعمر، الجندر، التخصص والمهنة، الدخل والمنزلة، نمط المعيشة وثقافة المجتمع.
تحليل المنافسين: توفير معلومات عن المنافسين وخبراتهم في التنظيم، الحصة السوقية ومعدلات ترك العمل، العلاقات العامة ووسائل الإعلام، معرفة كيفية الترويج وآلية تنفيذ الفعالية وأدواتهم التسويقية، وكذلك الوقوف
على أسباب حضور الجمهور إلى فعالياتهم. وفي ذلك يتم استخدام كل من التحليلين، وهما:
SWOT & PESTEL Analysis
إعداد التقرير ثم تحليله: ترتيبات المقاعد والإضاءة، مواد الترويج التي ستُستخدم، الاتصالات مع الرعاة والشركاء والعملاء، الخدمات المقدمة من: قوائم الطعام، الضيافة، الهدايا، الديكور، الزهور، الأمور اللوجستية.
ومن خلال منافسيك تحصل على المعلومات، وتكمن الأهمية في تنظيم وإدارة الفعاليات إيجاد فرص متميزة للتفاعل مع الجمهور المستهدف، تبادل وجهات النظر، طرح الرؤى والأفكار، تقديم المعلومات الكاملة وتفهم الاحتياجات والتسويق المباشر وزيادة حجم المبيعات وعقد الصفقات.
استراتيجيات فعالة في لقاءات أعمال الفعاليات، تتضمن ما يلي:
معرفة ماذا يريد عميلك!!
إيجاد شخصية لعميلك المثالي!!
تحسين جودة الخدمة والآداء.
ضمان الجودة مع الذكاء الاصطناعي.
معايير كفاءة الخدمة وانتاجية الفعالية.
من التحديات التي يمكن أن تواجهها إدارة الفعاليات في تنفيذ أعمالها وأنشطتها المتنوعة:
ضعف العملية الإدارية وضبابية الهدف، ضعف التدريب القائم على الاختصاص، ضعف الجودة في التنظيم، قلة الكفاءات المتخصصة، الأبعاد الثقافية والمسؤولية المجتمعية، الافتقار إلى قاعدة بيانات شاملة، ضعف الرقابة والتقييم الراجع،التكنولوجيا، الأوضاع العالمية، التغييرات الإقليمية، وسائط النقل وشبكة المواصلات، الجهات المنافسة،
وضعف في تفاعل ومشاركة الشباب والمرأة
مروة وليد درويش
مدرب خبير في التمكين والتنمية البشرية ورأس المال البشري
